إنّ إدارة أي شركة عمل شاق وصعب، حيث العديد من القرارات التي ينبغي اتخاذها والتوفيق بينها – الفرص التي ينبغي اغتنامها والمآزق التي ينبغي تجنبها ومشهد المستهلك المتغير باستمرار. ولكي تنجح في تحقيق ذلك، فأنت بحاجة إلى أفضل فريق؛ فريقٌ من الموظفين الملتزمين تجاه مستقبل شركتك بقدر التزامك تجاهه؛ فريقٌ يضم الأفضل والأبرع، وفي الوقت ذاته ينبغي أن يحتفظوا بهذه البراعة في اليوم المائة تمامًا كما كانوا في اليوم الأول.
كيف تحقق ذلك؟ كيف يمكنك تعيين أفضل الموظفين والحفاظ على ولائهم والاحتفاظ بهم؟ بما أنك تقرأ مقالاً عنوانه تعويضات الملكية، فإني أتوقع أنّ لديك فكرة عن الموضوع،
وأنت محق في ذلك. خطط تعويضات الملكية بعيدة كل البعد عن الأدوات الأكثر فاعلية لضمان أن يبدأ نجاح شركتك من الداخل. ولكن صياغة خطة تعويضات الملكية وتصميمها مجرد بداية، فإدارة البرنامج، من وقت إطلاقه إلى نهايته، تتطلب التوفيق بين الكثير من الأمور.
وفيما يلي بعض مما عليك فعله إذا كنت تريد ادارة المكافات وخطط تعويضات الملكية من أجل تقدير الموظف.
جمع بيانات الموظف من أجل نظام الاسهم
ستحتاج في هذه الخطوة إلى كل من إدارة الموارد البشرية وإدارة الحسابات/الرواتب، (وكذا في جميع الخطوات الأخرى).
فهناك دور بالغ الأهمية تلعبه إدارة الموارد البشرية منذ البداية. ينبغي لك معرفة مدة خدمة كل موظف في الشركة وطبيعة عقد العمل الخاص به من أجل تحديد مدى أهليته وحجم تعويضات الملكية التي يحصل عليها. وهذا لا يقتصر على بداية الخطة فحسب، إذ تختلف الأنظمة الضريبية باختلاف الولايات القضائية – فإذا غير موظفوك عناوينهم، قد تتغير مسؤولياتهم الضريبية.
وأما إدارة الرواتب فلديها مجموعة متنوعة من المهام بشأن خطط تعويضات الملكية، ولكن بالنسبة لهذه الجزئية، فيتمثل دورها في توفير معلومات حول الرواتب.
احترام الولاية القضائية
قد تكون شركتك خاضعة لولاية قضائية واحدة – لكن يظل من المحتمل أن تكون خاضعة للعديد من الولايات القضائية. لذلك من المهم جدًا فهم هذه الولايات القضائية والقوانين الضريبية المختلفة ومدى انطباقها على موظفيك. ذلك أنّ الخطة التي تكون مناسبة لمقر الشركة في طوكيو قد لا تكون مناسبة لفرع الشركة في إيطاليا.
كما أن قوانين التوظيف والتعويضات تختلف أيضًا باختلاف الولايات القضائية. وهذا ينبغي مراعاته قبل وضع أي خطة أو تنفيذ أي عمليات توسع للشركة.
إعداد التقارير
تقترن خطط تعويضات الملكية بالكثير من التقارير؛ الكثير جدًا من التقارير.فهناك تقارير تأتي من المعاملات والاشتراكات والضرائب والرواتب وغيرها الكثير. وكل تقرير من هذه التقارير ينبغي أن يكون شاملاً ودقيقًا – والأهم من ذلك – أن يُعد خلال فترة زمنية مناسبة.
وهناك أيضًا نوع مختلف قليلاً من التقارير – ألا وهو التبليغ.
التبليغ
ثمة نوعان من التبليغ. الأول وهو تبليغ المشاركين، وهذا النوع يشكل جزءًا كبيرًا من خطة تعويضات الملكية الخاصة بك. فمن الجيد أن تضع خطة – لكنك تحتاج إلى انضمام الموظفين إلى هذه الخطة. عليك التأكد من تبليغ الموظفين بمزايا الخطة بفعالية وأن تظهر لهم أن الانضمام إلى الخطة أمر سهل وأنها لأجل تقدير الموظف.
ولكن هناك نوع آخر من التبليغ – ألا وهو التبليغات الداخلية. وهذا النوع مهم للغاية. فكل إدارة ينبغي أن تبقى مطلعة على كافة التغييرات التي تحدث داخل الشركة وخارجها والتي يمكن أن تؤثر على الخطة. فعلى سبيل المثال، تحتاج إدارة الرواتب إلى معرفة ما إذا كانت هناك تعيينات أو سياسات جديدة من إدارة الموارد البشرية، في حين أن إدارة الموارد البشرية بحاجة إلى معرفة أي تحديثات بشأن الولايات القضائية من إدارة الشؤون القانونية، وهكذا. إليك مثال على ذلك.
إذا كنت مثلي، فإن مصطلحات كـمعدل الاحتفاظ تجعل رأسك تدور. لكنها تشكل جزءًا بالغ الأهمية من أي خطة في تعويضات الملكية وإدارة المكافآت. فالأمر ليس ببساطة اقتطاع جزء من الراتب الشهري لتغطية اشتراك خطة مخدرات أو خطة شراء، وإنما هناك بعض الحدود الزمنية والمبادئ التوجيهية التي يتعين التقيد بها، وهي عرضة للتغيير. وإذا لم يُبلَّغ الموظفون بهذه التغييرات بالشكل المناسب، فقد يفضي الأمر إلى كارثة.
ورغم ذلك، ليس ثمة أمر يمكن أن يكون أسوأ من العبث بالعنصر التالي.
امتثال إدارة المكافآت للنظام الأوروبي العام لحماية البيانات
يجري الحديث بشدة هذه الأيام عن النظام الأوروبي العام لحماية البيانات، وهو يستحق كل هذا الجدل، لا سيما وأنه قد أحدث تغييرًا جذريًا في العديد من الشركات في أوروبا. يجب التعامل مع جميع بيانات الموظفين التي تتعامل معها – الوثائق الضريبية العديدة، ومذكرات العقود، والتقارير المالية، وما إلى ذلك – بطريقة متوافقة مع النظام الأوروبي العام لحماية البيانات.
وإن أي مخالفة للنظام الأوروبي العام لحماية البيانات، حتى لو كانت غير مقصودة، يمكن أن تعرضك لعقوبات شديدة بشكل لا يُصدق. وبالتالي، فإن مخالفة النظام الأوروبي العام لحماية البيانات، عن طريق عدم تخصيص وقت كافٍ لكيفية إدارة بيانات إدارة المكافآت وتعويضات الملكية لديك، يمكن أن تكون أسوأ قرار عمل تتخذه على الإطلاق.
هل يمكنك فعل ذلك؟
ربما تبدأ بالشك في قدراتك، إذ هناك العديد من الخدمات اللوجستية التي ينبغي توفيرها، والمخاطر عالية للغاية، بل وربما تعيد النظر في خطة تعويضات الملكية بالكامل.
لا تفعل. تذكر مقدار القيمة التي يمكن أن تضيفها خطة تعويضات الملكية إلى شركتك – وكل الفوائد التي ستجلبها لك وتضيفها إلى عملية تقدير الموظف. أجل، قد تكون الأعمال الورقية شاقة، ولكن ثمة حل سهل. الاستعانة بشخص آخر يؤدي عنك كل هذه المهمة.
تتمتع شركة جلوبال شيرز بـ15 عامًا من الخبرة في تقديم خدمات إدارة خطط تعويضات الملكية حازت عنها العديد من الجوائز. اتصل بنا اليوم لمعرفة المزيد حول المساعدة التي يمكن أن نقدمها لك في إطلاق خطتك.
