ذات مرة، ظهرت جداول البيانات وكانت بمثابة أحدث ما توصلت إليه تكنولوجيا تنظيم البيانات، لذلك كان لا بد من تحمل عيوبها وقيودها باعتبارها أمرًا لا مفر منه إلى حدٍ كبير. ومع ذلك، لم تعد الشركات بحاجة إلى تحمل العيوب المرتبطة بجداول البيانات، أو الأهم من ذلك وهو المخاطر المرتبطة باستخدامها في سياق إدارة الأسهم للموظفين.
أما الآن، فإن برنامج إدارة خطة الأسهم وسجل المساهمين يمثل أفضل طريقة يمكن للشركة من خلالها الإشراف على خطط كهذه، غير أنّ الكثير من الشركات لا تزال تستخدم جداول البيانات. ولعل الاستمرار في استخدام جداول البيانات قد يكون أمرًا مقبولاً لا سيما إذا كانت هي الأداة الوحيدة المتاحة للاستخدام، غير أنّ استخدامها لمجرد أنك اعتدت استخدامها في أداء المهام الرئيسية، بينما ثمة حلول أفضل متاحة، يجعل الأمور تسير دون المستوى المطلوب.
علاوة على ذلك، فإن الشركات التي تعتمد على جداول البيانات أحيانًا للحفاظ على كميات ضخمة من البيانات التي يحتمل أن تكون معقدة لا تصعب الأمور بلا داعٍ فحسب، بل من المحتمل أن تتسبب في حدوث كارثة. وهذا ليس من باب المبالغة، إذ إنّ النتائج المرتبطة باستخدام جداول البيانات لإدارة جدول رأس المال قد تختلف اختلافًا صارخًا عن تلك المرتبطة باستخدام برنامج إدارة جدول رأس المال.
مخاطر إدارة خطة أسهم الموظفين وسجل المساهمين باستخدام جدول بيانات
قد يكون من الصعب التخلص من عادة جداول البيانات إذ أصبحت أداة أساسية لإدارة العديد من الأمور المختلفة.
إذن، ما هي بعض المخاطر النموذجية المرتبطة بجداول البيانات ولماذا يجب أن تفكر الشركات مرتين قبل النظر في إدارة خطة أسهم الموظفين باستخدام منصة من هذا النوع؟
1: سيحدث خطأ بشري:
جداول البيانات تحتمل الخطأ بسهولة. شخص يبدأ العمل في بحرٍ من الأرقام لا شك أنه سيخطئ في مرحلةٍ ما. فهذا أمر لا مفر منه. المشكلة في خطط الأسهم هي أنّ أي خطأ بشري في مرحلة إدخال البيانات يمكن أن يؤدي إلى عواقب وخيمة في المستقبل. حتى الخطأ المطبعي أو التقريبي البسيط يمكن أن يؤدي إلى مشكلة خطيرة.
2: ستكون هناك مشكلات قابلة للتوسع مع تطور شركتك:
بدايةً، عندما تكون الشركة في مراحلها الأولى، قد يبدو جدول البيانات كافيًا لإعداد وإدارة جدول رأس المال وتتبع التغييرات الأولية. ولكن مع نمو الشركة، سرعان ما تصبح هذه الوثيقة أشد تعقيدًا، ويمكن أن يصبح تتبع تغييرات جدول رأس المال – مثل إصدار الخيارات، وتتبع جداول الاستحقاق، وتصنيف فئات متعددة من سجل المساهمين – في جدول بيانات يمثل مشكلة على نحو متزايد.
3: قد لا يتوافر التحكم في الإصدار:
من السهل نسخ جداول البيانات ومشاركتها، مما يزيد من خطر تداول إصدارات متعددة من الوثيقة بين الزملاء داخل الشركة، حيث تُجرى التغييرات على نسخة واحدة وليس بالضرورة أن تُسجل هذه التغييرات في نسخة أخرى وهكذا. وقد يتمثل الأثر الواضح لهذا الأمر في الغموض والتشوش بشأن تحديد الإصدار النهائي أو الإصدار الذي يتضمن جميع التحديثات في مرحلة معينة.
4: جداول البيانات تتطلب الكثير من الوقت والعمالة:
إنّ جداول البيانات لا تُحدَّث تلقائيًا؛ فكل تغيير يحدث في الأفراد – الجدد والمغادرين – وملكية الأسهم ينبغي تسجيله يدويًا. وهذا يستغرق المزيد من الوقت. وبصرف النظر عن حتمية الأخطاء – كما هو مذكور أعلاه – فإن الوقت والجهد الهائلين المبذولين في تحديث جدول البيانات يجعلانه أداة غير فعالة، وكلما أصبح جدول بيانات رأس المال أكثر تعقيدًا، زاد الوقت المستغرق وأصبح جدول البيانات غير فعال.
وربما إذا نظرنا إلى كل مشكلة من هذه المشكلات على حدة، نجدها لا تمثل مشكلة كبيرة، غير أن التحدي يتمثل في تراكم الاحتمالات السلبية المرتبطة بجداول البيانات، فالمشكلات حتمية، والسيناريو الأسوأ هو أن تظهر مشكلات متعددة في وقت واحد، وفي خضم هذه الفوضى من المشكلات، يكون من اللازم استنفاد الكثير من الوقت والجهد لحلها.
ثمة طريقة أفضل لإدارة خطة أسهم الموظفين وإدارة الأسهم الخاصة بك
يعد استخدام المنصات الرقمية طريقة فعالة لإدارة رأس المال وخطط تعويضات الملكية الخاصة بك أكثر من جداول البيانات
لم يكن أمام الشركات بدٌ من الاستسلام لهذه الإمكانية إذ كانت مايكروسوفت اكسل هي الأداة الوحيدة المتاحة، إلا أنّ هذه الأيام قد ولت، ولم يعد تحمل هذه الصعاب أمرًا ضروريًا، فقد أصبح هناك العديد من البدائل اليوم. يسمح برنامج إدارة الأسهم وخططها للشركات بإدارة خطط أسهم الموظفين بطريقة فعالة وخالية من المشكلات نسبيًا. وبالفعل، هناك العديد من الشركات التي تدرك الإمكانات الموجودة في هذا المجال وتستفيد منها، ولكن هناك شركات أخرى لا تزال تخاطر بالتعرض لكارثة بإصرارها على تنسيق جداول البيانات التي لا شك أنها لم تعد مفيدة بسبب تطورات البرامج الأخرى في السنوات الأخيرة.
من خلال برنامج تعويضات الملكية، تستطيع الشركات إنشاء مجموعة واسعة من أنواع مكافآت الأسهم وإدارتها. ولعل إحدى الميزات الرئيسية تتمثل في عنصر الأتمتة الذي يحيد بعض المخاطر المرتبطة بجداول البيانات التقليدية، وبذلك تقلل من احتمالات حدوث خطأ بشري ويصبح تحديث بيانات الخطة لا يتطلب الكثير من الوقت والعمالة.
إضافة إلى ذلك، فإن هذا النوع من البرامج مصممٌ من قبل خبراء يفهمون إدارة خيارات الأسهم ويعملون على ضمان أن يكون المنتج النهائي سهل الاستخدام سواء بالنسبة للمسؤولين أو المشاركين في التخطيط. والأثر الواضح لذلك هو أنه يسمح للمسؤولين بمراقبة المعاملات وإدارة التقارير كما هو مطلوب، كما يسمح للمشاركين بتجربة بوابة مخصصة تجعل العمليات واضحة وتمكنهم من تتبع أسهمهم ومراقبتها بسلاسة ومن دون مشكلة.
شركة جلوبال شيرز هي شركة متخصصة في تقديم حلول برامج إدارة خطة الأسهم. اتصل بنا الآن لمزيد من المعلومات حول أفضل السبل لإدارة خطة أسهم الموظفين.
لقراءة المزيد عن إدارة جدول رأس المال وكيف يمكننا مساعدتك، يُرجى النقر هنا.
يُرجى ملاحظة ما يلي: يحتوي هذا المنشور على معلومات عامة فقط ولا تصدر Global Shares، من خلال هذه المقالة، أي مشورة، سواء كانت قانونية أو مالية أو ذات صلة بالضرائب أو ذات صلة بالأعمال التجارية أو مهنية أو غيرها. أكاديمية Global Shares ليست بديلاً عن المشورة المهنية ولا ينبغي استخدامها بهذه الصفة. لا تتحمل Global Shares أي مسؤولية عن الاعتماد على المعلومات المقدمة في هذا المستند.
