Früher galt die Tabellenkalkulation als der neueste Stand der Datenorganisationstechnologie, und als solche hat man ihre Grenzen mit einer philosophischen Grimasse ertragen und als weitgehend unvermeidlich akzeptiert. Unternehmen müssen jedoch nicht länger die Frustration ertragen, die Tabellenkalkulationen mit sich bringen können, oder, was noch wichtiger ist, die Risiken, die mit ihrer Verwendung im Rahmen des Managements von Mitarbeiterbeteiligungsplänen verbunden sind.
Heutzutage stellt die Aktienplan-Management-Software die beste Möglichkeit für ein Unternehmen dar, solche Pläne für den Aktienbesitz zu überwachen, und dennoch verwenden viele immer noch Tabellenkalkulationen. Es kann gut sein, dass Tabellenkalkulationen allgegenwärtig bleiben, nur weil man sich mittlerweile an sie gewöhnt hat. Aber Tabellenkalkulationen zu verwenden, nur weil Sie sie schon immer verwendet haben, und wichtige Aufgaben damit durchzuführen, wenn bessere Lösungen verfügbar sind, lässt viel zu wünschen übrig.
Darüber hinaus machen Unternehmen, die sich auf Tabellenkalkulationen verlassen, um zuweilen riesige Mengen potenziell komplexer Daten zu verwalten, nicht nur sich selbst das Leben unnötig schwer, sondern steuern möglicherweise auf eine Katastrophe zu. Das ist keine Übertreibung. Die Unterschiede bei den Ergebnissen, die im Vergleich zu einer CAP-Tabellenverwaltungssoftware bei der Verwendung einer CAP-Tabelle auftreten, können gewaltig sein.
Die Gefahren der Verwaltung eines Plans für den Aktienbesitz von Mitarbeitern in einer Tabelle
Es kann schwierig sein, die Gewohnheit aufzugeben, Tabellenkalkulationen zu nutzen, da sie zu einer zentralen Möglichkeit geworden sind, so viele verschiedene Dinge zu erledigen.
Was sind denn einige der typischen Fallstricke, die mit Tabellenkalkulationen verbunden sind, und warum sollten es sich Unternehmen zweimal überlegen, bevor sie ihren Mitarbeiterbeteiligungsplan auf dieser Art von Plattform verwalten?
1: Menschliches Versagen wird auftreten.
Bei Tabellenkalkulationen kann es leicht zu Fehlern kommen. Eine Person, die auf ein Meer von Zahlen starrt, wird irgendwann einen Fehler machen. Das ist unvermeidlich. Das Problem bei Aktienplänen besteht darin, dass jedes menschliche Versagen in der Dateneingabephase schwerwiegende Folgen haben kann. Schon ein einfacher Tippfehler oder Rundungsfehler bei der Kapitalisierungstabelle kann zu ernsthaften Kopfschmerzen führen.
2: Es wird Skalierbarkeitsprobleme geben, wenn Ihr Unternehmen wächst.
Zu Beginn, wenn sich ein Unternehmen in einem frühen Stadium befindet, kann Tabellenkalkulation als ausreichend erscheinen, um eine CAP-Tabelle einzurichten und erste Änderungen zu verfolgen. Wenn das Unternehmen jedoch an Zugkraft gewinnt, kann dieses Dokument schnell komplexer werden, und die Verfolgung von Änderungen in der CAP-Tabelle – wie z. B. Ausgabeoptionen, Verfolgung von Vesting-Zeitplänen und Kategorisierung mehrerer Klassen von Aktionären – in einer einzigen Tabelle kann immer problematischer werden.
3: Möglicherweise fehlt eine Versionskontrolle.
Tabellenkalkulationen sind einfach zu kopieren und zu teilen, was die Gefahr erhöht, dass mehrere Versionen des Dokuments unter internen Kollegen zirkulieren, wobei Änderungen an einer Version nicht unbedingt in einer anderen eingegeben wurden und so weiter. Im Endeffekt kann dies dazu führen, dass Unklarheiten und Verwirrung darüber entstehen, welche Version die endgültige ist oder ob eine Version zu einem bestimmten Zeitpunkt alle Aktualisierungen enthält oder nicht.
4: Tabellenkalkulationen sind zeit- und arbeitsintensiv.
Tabellenkalkulationen werden nicht automatisch aktualisiert. Jeder Personalwechsel – Neuzugänge und Abgänge – und jeder Aktienbesitz müssen manuell protokolliert werden. Und das nimmt Zeit in Anspruch. Abgesehen von der Unvermeidbarkeit der vorstehend erwähnten Fehler machen der schiere Zeitaufwand und die Mühe, die mit der Pflege einer Tabelle verbunden sind, diese Arbeit ineffizient, und je komplexer eine Tabellenkalkulation mit einer CAP-Tabelle wird, desto mehr Zeit wird dafür aufgewendet und desto ineffizienter wird sie.
Vielleicht scheint keines dieser Probleme isoliert betrachtet übermäßig problematisch zu sein, aber das eigentliche Problem besteht in der Anhäufung negativer möglicher Auswirkungen, die mit Tabellenkalkulationen verbunden sind. Probleme sind unvermeidlich und im schlimmsten Fall könnten mehrere Probleme gleichzeitig auftreten, wodurch ein Chaos für die Kapitalisierungstabelle drohen würde, und es wäre viel Zeit und Mühe nötig, um alles wieder in Ordnung zu bringen.
Es gibt eine bessere Möglichkeit, Ihren Plan für den Aktienbesitz von Mitarbeitern zu verwalten.
Die Verwendung digitaler Plattformen ist eine viel effizientere Möglichkeit, Ihre Aktienvergütungspläne zu verwalten, als Tabellenkalkulationen.
Es war eine Sache für Unternehmen, sich mit dieser Möglichkeit abzufinden, als es nichts weiter auf dem Markt gab als Microsoft Excel, aber diese Zeiten sind längst vorbei, und das damit verbundene Maß an schmerzlicher Mühe ist nicht mehr notwendig. Es gibt jetzt Alternativen. Software zur Verwaltung von Kapitalisierungstabellen ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeiterbeteiligungspläne effizient und relativ schmerzlos zu verwalten. Viele Unternehmen sind sich der Möglichkeiten für die Verwaltung des Aktienbesitzes bereits bewusst und nutzen sie, aber andere nehmen weiterhin unnötig das Risiko von Katastrophen in Kauf, indem sie auf einem Tabellenkalkulationsformat beharren, das in den letzten Jahren durch andere Softwareentwicklungen überflüssig geworden ist.
Aktienvergütungssoftware ermöglicht es Unternehmen, eine breite Palette von Aktienvergabetypen einzurichten und zu verwalten. Eines der Hauptmerkmale ist ein Automatisierungselement, das einige der Fallstricke neutralisiert, die mit herkömmlichen Tabellenkalkulationen verbunden sind, indem die Möglichkeit menschlicher Fehler reduziert und die Pflege der Plandaten einer Kapitalisierungstabelle weniger zeit- und arbeitsintensiv wird.
Außerdem wird diese Art von Software von Experten entwickelt, die die Verwaltung von Aktienoptionen verstehen und sicherstellen, dass das Endprodukt für Administratoren von Kapitalisierungstabellen und Planteilnehmer gleichermaßen benutzerfreundlich ist. Das Endergebnis ist, dass Administratoren Transaktionen überwachen und Berichte nach Bedarf ausführen und die Teilnehmer eine personalisierte Portalerfahrung genießen können, die den Prozess entmystifiziert und es ihnen ermöglicht, ihren Aktienbesitz mit minimalem Aufwand zu verfolgen und zu überwachen.
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