La gestión del patrimonio accionarial es un proceso continuo y complejo para las empresas públicas, el cual comprende desde las fases de concesión y seguimiento de las retribuciones hasta aspectos como la supervisión de las actividades de los empleados, la elaboración de informes o el cumplimiento de la normativa en distintas jurisdicciones.
En este artículo abordamos muchos de los puntos críticos más habituales y analizamos cuáles son las opciones de las que dispones para poder agilizar tu trabajo y mantener unos registros precisos.
Punto crítico 1: la gestión de múltiples retribuciones en acciones y tipos de planes
Solución:
Las empresas públicas suelen utilizar más de un tipo de retribución o de plan de acciones para las diferentes categorías de empleados, y esta complejidad solo va en aumento cada vez que se van concediendo más vehículos de patrimonio accionarial.
Si todo ello se gestiona además de forma manual a través de una hoja de cálculo — desde la concesión, el devengo y el ejercicio hasta la elaboración de informes —, no solo supone una notable carga del trabajo administrativo, sino que también existe la probabilidad de que se produzcan errores humanos catastróficos o que circulen múltiples versiones de archivos dentro de la propia empresa.
Contar con una solución de software de gestión de patrimonio para empresas públicas permite agilizar la ejecución diaria de todas estas operaciones, al poderse automatizar íntegramente tanto el seguimiento como la administración de todas las actividades de adjudicación de acciones. Disponer de un acceso a una única fuente con toda la información desde un lugar centralizado permite, asimismo, evitar que se generen confusiones. Es importante destacar que los, software de gestión de patrimonio suelen ser compatibles con una amplia gama de tipos de retribuciones en acciones o de planes como, por ejemplo, los ESPP, los cuales son de uso frecuente entre las empresas públicas.
Punto crítico 2: el gran número de empleados que debe gestionarse
Solución:
Cuantos más empleados tenga tu empresa, más serán las actividades que deberás gestionar y de las que deberás llevar un seguimiento. Y gestionar una gran cantidad de datos dinámicos de los empleados tampoco va a serte fácil. Imagínate que te olvidas de actualizar cambios que se hayan producido en sus actividades o en las tareas del plan de acciones; de ser así, esto podría provocar informes inexactos y declaraciones de impuestos erróneas.
Por no hablar de cómo hacer que los participantes sepan gestionar sus propios activos patrimoniales. Algunos profesionales en la gestión de planes en acciones ofrecen un portal para empleados en línea que está disponible 24 horas al días, 7 días de la semana. Una vez que los participantes obtienen acceso a su cuenta, pueden seguir el ciclo de vida de sus acciones, gestionar/operar con sus activos y acceder a la documentación correspondiente. Toda la información que necesitan se encuentra en un mismo sitio, lo cual para ti significa que no deberás preocuparte por que alguna información no llegue al destinatario final por haberse quedado atascada en una cadena de correos electrónicos o por que no les llegue el aviso sobre alguna actualización importante.
Punto crítico 3: elaboración de informes exhaustivos y divulgación de la información
Solución:
Cuantos más empleados y tipos de acciones tengas, más complejos serán tus informes. Cuantos más empleados y tipos de planes de acciones ofrezcas, más complejos serán los informes que debas generar. Además, los requisitos que deben satisfacerse para la elaboración de informes y divulgación de la información son generalmente más estrictos en una empresa pública, por lo que te resultaría altamente beneficioso que tu software de gestión de patrimonio te permitiera automatizar todo el proceso de elaboración de informes.
Algunas soluciones de software incorporan un paquete de informes que permiten acceder directamente a informes estándar como los de beneficios por acción (BPA o EPS por sus siglas en inglés) o de valor razonable. Sería bueno que conocieras también si puedes obtener informes en tiempo real o informes listos para auditorías con solo unos clics o si estos pueden programarse para generarse de forma automática. Esta función simplificaría tu proceso de elaboración de informes y te garantizaría la exactitud de los datos registrados.
Punto crítico 4: oferta de los planes en acciones a escala global
Solución:
Es habitual que las empresas concedan acciones a sus empleados ubicados fuera del país con el fin de unificar a toda la plantilla. Sin embargo, cumplir la normativa según cada jurisdicción puede resultar complicado, ya que las leyes y regulaciones locales suelen cambiar con regularidad.
Esta tarea sería algo que podrías delegar a un gestor global de planes en acciones que ya contase con amplios conocimientos y experiencia en la gestión de planes en acciones de carácter internacional. Estos suelen contar con sólidos equipos sobre el terreno que están al corriente de las últimas leyes y normativas locales relacionadas con la compensación en forma de patrimonio accionarial, y que trabajarán contigo para reducir la probabilidad de riesgos legales y te ayudarán a cumplir con la normativa en toda la organización.
Punto crítico 5: comunicaciones para empleados
Solución:
A muchas empresas públicas a menudo les resulta difícil desarrollar un programa de comunicación para empleados que les resulte eficaz para explicar el ciclo de vida de cada retribución, así como sus ventajas, implicaciones fiscales, etc., debido al gran número de países y de empleados participantes.
¿Por qué, por tanto, no subcontratar a una empresa especializada en planes en acciones con experiencia en el desarrollo de programas personalizados de comunicación con los empleados? Esta podría ayudarte a realizar una segmentación de los empleados, crear un paquete de comunicaciones, desmitificar el proceso de participación en el capital y traducir los materiales a varios idiomas, según sea necesario.
J.P. Morgan Workplace Solutions cuenta con la experiencia y los conocimientos necesarios para ser tu socio y ofrecerte soluciones personalizadas y automatizadas para la gestión del patrimonio accionarial, además de contar con un sólido equipo de profesionales expertos en este campo.
Ponte en contacto con nosotros si deseas obtener más información sobre nuestro software de gestión de patrimonio accionarial y cómo puede ayudarte a gestionar tus planes en acciones de forma eficaz.
Recuerda: Esta publicación contiene únicamente información general y este artículo no constituye asesoramiento alguno legal, financiero, impositivo, comercial ni profesional, por parte de Global Shares. La Global Shares Academy no suple ningún tipo de asesoramiento profesional y, por tanto, no debe utilizarse como tal. Global Shares no asume ninguna responsabilidad en caso de confiar en la información proporcionada en el presente documento.
