Skip to content

Administration av aktieprogram – omfattning, metoder, för- och nackdelar

equity-plan-administration

Aktieersättning fungerar väl i både offentliga och privata företag, stora som små, för att öka medarbetarnas engagemang. Företag vill gärna använda olika former av eget kapital för att låta medarbetare delta i företagets ägarskap och uppnå förbättrad produktivitet, samt många andra fördelar.

Trots att det ger många fördelar så medför aktieersättning också många utmaningar – en av dem är administration. I den här artikeln diskuterar vi följande:

  • Vad är administration av aktieprogram?
  • Vilket team ansvarar för det?
  • 8 komponenter för aktieadministration
  • Hur administreras ett aktieprogram?
  • För- och nackdelar med varje metod

Vad innebär ett jobb inom administration av ett aktiesparprogram?

Administration av ett aktiesparprogram, även kallat att administrera en aktieplan, är en process där man skapar, håller koll på och hanterar medarbetares aktiekapital och medarbetares aktieplaner i ett företag. Det innebär input från interna och externa parter.

  • Exempel på aktieutmärkelser för medarbetare: Godkända, icke-godkända optioner, aktieoptioner för chefer, ISO:er, NSO:er, kontantavräknade SAR:er, aktiereglerade SAR:er, RSU:er, RSA:er, prestationsaktieenheter, fantomaktier, kontantbaserade, teckningsoptioner och många andra anpassade belöningstyper.
  • Exempel på typer av medarbetarplaner: Godkända och icke-godkända aktiesparprogram, ESPP:er, JSOP:er och ett brett utbud av landsspecifika och anpassade typer.

När ni har lanserat ert aktiesparprogram (eller aktieprogram) börjar administrationsprocessen. Det innebär allt från spårning och rapportering av ändringar i ägarskap av belöningen till att uppdatera dokument/policyer/procedurer, kommunicera med intressenter, konsultera styrelsen och följa alla efterlevnadskrav baserat på varje region som medarbetarna befinner sig i.

Det är inte bara den juridisk avdelningen, ekonomiavdelningen och personalteam som bör vara involverade i processen, utan också flera tredje-parts leverantörer – advokatbyråer för att utforma det, mäklare för handeln och beskattningsproffs för att tala om för er vilka kraven är i olika regioner.

En administratör av aktieprogrammet krävs för att förstå de omfattande regler som finns för bokföring, beskattning, juridik och värdepapper som styr medarbetares aktiekapital och andra bredare planer.

Vilket team ansvarar för administrationen av ett aktieprogram?

Enligt en undersökning från 2020 rapporterar över 70 % av företagen att det primära ansvaret för administreringen av aktieprogrammet ligger på personalavdelningen eller löneavdelningen. (Källa: NASPP and Deloitte 2020 domestic stock plan administration survey)

Låt oss granska detaljerna i administreringen av aktieersättning

Baserat på definitionen ovan är administreringen av aktieersättning en komplex process. Här delar vi upp det i åtta större komponenter som du och ditt team kan beakta:

  1. Samla alla nödvändiga uppgifter om medarbetarna för att ta reda på behörighet, skatteskyldighet med mera:
    Om du aldrig har lanserat en aktieplan är det viktigt att följa strikta regler när du samlar in uppgifterna från deltagarna. Om du behöver byta leverantörer måste du vara ännu mer försiktig så att inga data försvinner, samtidigt som du skyddar den under datamigrationen.
  2. Skapa aktiesparprogram för individer med regler:
    Företag kan ha flera aktiesparprogram och belöningar. Säkerställ att regler för intjänande och avslut, inlösenperioder, utgångsdatum, bidragsbegränsningar och andrarelger implementeras korrekt för varje plan och varje individuell gruppering.
  3. Spåra aktiviteter, d.v.s. registrering, anslagsgodkännande, intjänande, inlösen, historiska utdelningar, avslut med mera
  4. Hantera flera kontorsplatser:
    Ett program som fungerar utmärkt för ditt kontor i Tokyo kanske inte fungerar för anställda på filialen i Italien. Du kan behöva beakta landsspecifika program som kan vara skatteeffektiva, samt lokala kulturer.
  5. Hantera rapporter från transaktioner, bidrag, skatter, löner med mera
  6. Följa reglerna i varje jurisdiktion:
    Du och dina team bör regelbundet granska och övervaka federala, statliga och utländska regler, samt värdepapperslagstiftning, från insamling av uppgifter till att utforma och administrera ett program.
  7. Kommunicera med deltagare, interna och externa parter
  8. Mobil arbetskraft:
    Kommunikation och efterlevnad blir ännu mer komplicerat när medarbetare flyttar mellan olika platser. En flytt vid fel tidpunkt kan få medarbetare att hamna i en situation där de måste betala mer skatt eller inte kan få förmånerna med ett skattemässigt fördelaktigt program.

Läs mer om dessa beaktanden i vår guide för Aktieersättningshantering.

Hur administreras ett aktieprogram?

Aktiesparprogram kan utföras internt, läggas ut på entreprenad eller både ock genom att

  • Skapa ett kalkylblad och ställa in formler från början,
  • Ta in en leverantör av aktieprogram för medarbetare och använda deras tjänster för aktieprogram

Fördelar och nackdelar med att använda kalkylblad

När du först börjar är det möjligt att skapa ett aktieprogram från början med ett kalkylblad och hantera aktierna med det. Vi har hört några företag göra det men det är svårt att utveckla i takt med att ägandeprogrammet växer.

FÖRDELAR:
NACKDELAR:
Låg startkostnad
Orsakar lätt mänskliga fel
Lättillgängligt
Har problem med skalbarhet allt eftersom företaget växer
Tillåter ingen/låg automatisering
Saknar kontroll, vilket resulterar i många versioner
Tidskrävande
Kräver en omfattande förståelse av skatter och efterlevnad i varje jurisdiktion

Fördelar och nackdelar med att använda en leverantör av aktieprogram för medarbetare

90% of companies outsource at least a portion of plan administration

Ett annat sätt att administrera ditt program är att utnyttja en erfaren och professionell leverantör för administrering av aktieprogram.

I stora, privata företag, företag som ännu inte är noterade på börsen och börsnoterade företag är det vanligt att se den här funktionen utlagd på entreprenad. Genom att utnyttja en specialiserad aktieprogramsleverantör som Global Shares, kan ni fokusera på er kärnverksamhet samtidigt som ni utnyttjar deras erfarenhet och kunskap till att tillhandahålla aktieprogram av hög kvalitet.

Även om du kanske behöver betala för att använda deras tjänster kan det i slutändan spara er tid (och pengar) eftersom deras tjänster och produkter är skräddarsydda för att hjälpa dig administrera programmet.

FÖRDELAR:
NACKDELAR:
Ger alltid en enda källa av sanningen
Högre startkostnad
Tillåter automatisering
Tar tid att hitta rätt leverantör
Tillhandahåller en reglerad handelsplattform
Gör det möjligt för deltagarna att få tillgång till/se/förvalta sina egna aktier
Generera enkelt olika typer av BI/finansiella rapporter
Erbjuder personlig support
Hjälper dig att följa gällande lagstiftning i varje jurisdiktion
Säkrar dina data
Sparar tid och pengar på lång sikt
Tillhandahåller omfattande kunskap om aktier för varje jurisdiktion

Läs mer om andra fördelar med programvara för administrering av aktieprogram här.

Global Shares: den ideala leverantören för administrering av en aktieplan

Även om det är möjligt att använda ett kalkylblad till att administrera aktieprogrammet när ni först börjar, varför inte spara tid och arbete genom att börja rätt från början?

Global Shares, har vi över 15 års erfarenhet av att hjälpa företag av alla storlekar utnttja potentialen i aktier för att locka till sig, behålla och belöna viktig personal. Från programvara och administration till efterlevnad och rapportering – vi kan hjälpa medarbetarna att till fullo utnyttja  aktieersättningsprogram för medarbetare.

Be om en kostnadsfri demonstration för att ta reda på mer om vår prisbelönta programvara. Omvandla administreringen av aktieersättning med vår branschledande teknik. Låt oss visa hur med en snabb demonstraiton av vår programvara.

Observera! Publikationen innehåller endast allmän information och Global Shares ger inte, genom denna artikel några råd, oavsett om det gäller juridiska, finansiella, skatterelaterade, företagsrelaterade, professionella eller andra råd. Global Shares Academy är inte en ersättning för professionell rådgivning och ska inte heller användas som sådan. Global Shares åtar sig inget ansvar för tillförlitligheten i informationen i detta dokument.

Dela denna artikel:

Food for Thought

Sign up to receive bite sized brainfood on a range of topics that will help your business grow.