Las empresas que ofrecen planes de incentivos en acciones para empleados generalmente descubren la importancia de tener un software de administración de planes en acciones a través de dos vías: la fácil o la difícil.
La vía fácil: una solución simplificada
La vía fácil es reconocer lo antes posible las ventajas en cuanto al tiempo, fiabilidad y eficiencia asociados con la externalización del proceso de administración, y esto, a su vez, te llevará a buscar un proveedor como Global Shares y a tratar de beneficiarte de una sólida experiencia y conocimientos en el campo.
Nuestra herramienta es una plataforma galardonada, que remplaza dificultades administrativas anteriores con un software inteligente y simplificado que cubre cualquier complejidad del plan y cualquier tipo de asignación imaginable.
El camino difícil: procesos manuales y hojas de cálculo
Por otra parte, la vía difícil es un camino más complejo, con muchos obstáculos relacionados con tareas administrativas que son innecesarias y requieren mucho tiempo.
Las empresas que inicialmente optan por un enfoque manual, basado en hojas de cálculos, para supervisar su plan de acciones para empleados, seguramente acabarán planteándose adoptar una solución de software, pero solo después de sufrir muchos dolores de cabeza y tener que lidiar con la casi inevitabilidad de errores relacionados con la entrada manual de datos y el enorme esfuerzo que requiere intentar mantener actualizados los varios detalles del plan.
La opción de las hojas de cálculo puede parecer factible al principio, pero esto suele ser una elección de responsables clave de la toma de decisiones que no se han ocupado nunca del seguimiento de un plan de acciones y, por tanto, subestiman el alcance total del tiempo, el esfuerzo y la continua atención a los detalles que requiere mantener en movimiento todos los engranajes mientras el cuadro de la titularidad de acciones de la empresa se vuelve más compleja con el tiempo.
Desventajas de la gestión manual de un plan de acciones
En la práctica, tratar de llevar la administración del plan de manera interna y manual conlleva una serie de posibles dificultades. Estos son algunos de los típicos problemas que surgen:
1. Carga administrativa
Aunque un plan en acciones no requiriera mucho tiempo (y lo requiere), el tiempo que se le dedica podría destinarse a otras tareas. Puede que no parezca gran cosa si se considera en este momento, pero debes tener en cuenta las implicaciones a lo largo de un periodo de meses y años.
La jornada laboral no tiene tantas horas y no querrás que personal clave tenga que aparcar otras prioridades para hacer frente a los diversos problemas y tareas asociados a la administración de un plan en acciones que surgen casi a diario.
2. Promoción y participación
Cuando intentas lanzar y llevar a cabo un plan en acciones por tu cuenta, corres el riesgo de no promocionarlo con la efectividad que lo haría un socio externo con conocimientos específicos en el área.
Un componente clave de cualquier plan en acciones éxitoso es la participación. Eso significa que tienes que atraer a tus empleados y después convertir ese interés en inscripciones. Si no entienden lo que se les propone o no ven los beneficios para ellos, las tasas de participación sufrirán un impacto negativo.
3. Tecnología, facilidad de uso y comprensión básica
En este sentido, cuando un plan se gestiona a través de hojas de cálculo, puede resultar difícil para los participantes conocer el rendimiento de sus acciones.
Además, hacer transacciones puede resultar un proceso lento y engorroso.
Por último, si no haces que el proceso sea lo más fácil posible para los potenciales participantes, el plan resultará menos atractivo para ellos. Un plan en acciones mantenido en una hoja de cálculo no es, por su naturaleza, fácil de gestionar o, al menos, no tan fácil de gestionar como podría serlo.
4. Cómo de bien funciona el plan
Gestionar manualmente tu plan en acciones para empleados en una hoja de cálculo también puede dejarte con la duda de lo bien que está funcionando en realidad.
El tiempo necesario simplemente para tratar de garantizar que todos los datos se mantienen al día y que el archivo no tiene errores seguramente te dejará sin los medios ni el tiempo para comparar tu plan con los de los competidores y evaluar si estás al día con las mejores prácticas.
Uno de los objetivos clave de cualquier plan en acciones es ayudar a contratar y retener personal clave. Necesitas saber si el plan está marcando o no una diferencia en ese aspecto. Si no tienes claro ese punto básico, podría ser un problema.
5. Fiabilidad
En algunos aspectos, es el punto más obvio, pero muchas veces no puede lograrse. Depender de hojas de cálculo en las que se introducen los datos de manera manual es casi una garantía de que se cometerán errores.
Con el tiempo, el error humano es inevitable y, cuando se introduce un error en una hoja de cálculo, puede pasar inadvertido durante un tiempo, complicarse con el tiempo y resultar difícil de rastrear hasta su origen.
A riesgo de decir lo obvio, este tipo de situación tiene que evitarse en la medida de lo posible. Y es posible, pero no con hojas de cálculo.
Ventajas de un software de gestión de planes en acciones
Las soluciones de compensación en acciones son complejas y altamente especializadas, y requieren informes y cumplimiento rigurosos, llevando cada día al límite a los profesionales de Compensación y RR HH. Si se analiza teniendo en cuenta el contexto, optar por una solución interna de introducción de datos manual casi equivale a atarse una mano a la espalda.
¿Por qué tendrías que hacer eso si hay un modo mejor a tu disposición?
Esto nos lleva de vuelta a nuestro punto inicial sobre la vía fácil y la vía difícil. La vía difícil, sin lugar a dudas, es optar por una solución interna de entrada de datos manual. La forma fácil, relativamente hablando, es elegir un enfoque automático para gestionar tu plan en acciones para empleados.
Más específicamente, necesitas una solución de ventanilla única, gestionada mediante un proceso automático en línea, que se sincroniza con los sistemas de nóminas, RR.HH., impuestos, contabilidad y generación de informes. Esto permitirá ahorrar tiempo y dinero, además de reducir el riesgo de errores manuales de manera crucial y apreciable. Por otra parte, un software automatizado permite una mejor experiencia para el participante, cuya importancia tiene que apreciarse plenamente.
A la hora de destacar los beneficios del plan a los empleados, no es solo cuestión de ofrecer acciones, sino también asegurarles que podrán gestionar sus propias asignaciones con relativa facilidad. Esto no será posible si estás usando hojas de cálculo, pero un software dedicado ofrecerá a los participantes herramientas de gestión de cuentas en línea y un medio más sencillo para realizar transacciones. Poder destacar estos elementos hará que el plan sea más atractivo para los empleados y, por tanto, será más probable que se inscriban.
Entonces, ¿por qué deberías externalizar la gestión de tus planes en acciones?
Global Shares como tu administrador de planes en acciones
Como ya debería estar claro, tratar de montar y gestionar tu plan en acciones por tu cuenta puede resultar desalentador, tanto por el tiempo que requiere como por los posibles riesgos que implica y el propio trabajo que supone.
Global Shares tiene la experiencia y los conocimientos para ser tu socio y ofrecerte la plataforma de gestión automatizada de planes en acciones que necesitas.
Nuestra herramienta es una plataforma galardonada, que remplaza dificultades administrativas anteriores con un software inteligente y simplificado, que cubre cualquier complejidad del plan y cualquier tipo de asignación imaginable. Agiliza la ejecución diaria de transacciones, con la automatización total de la administración, el seguimiento y la generación de informes de todas las actividades del plan en acciones para las empresas.
Incluye características clave, como complejos cálculos fiscales, capacidades de devengo y restricción, un centro de comunicación flexible, suministro del precio de las acciones, actualizaciones del tipo de cambio y capacidades de importación/exportación de archivos en varios formatos.
Todos los requisitos de la administración del plan en acciones están cubiertos con una completa gama de servicios administrativos de planes de acciones para empleados y RR.HH. y herramientas de informes financieros al alcance de la mano.
Otras características incluyen:
1. Todas tus preguntas, requisitos e inquietudes relacionadas con la administración del plan de acciones se comentan, documentan y cubren en una reunión informativa inicial para identificar cómo podemos satisfacer mejor tus necesidades.
2. Tu solución completa para la administración del plan de acciones se instala y configura de manera rápida y específica para tus necesidades y las de tus empleados.
3. Todo tipo de concesiones, asignaciones y planes se gestionan en línea, desde pequeños planes de stock options para ejecutivos hasta grandes planes de acciones globales u otros tipos de asignaciones personalizadas.
4. Se te asigna un gestor de cuentas dedicado que te conocerá a ti, tus requisitos y tu plan, y te asistirá en todas las fases del proyecto.
5. Puedes reducir significativamente tu carga de trabajo y costes con nuestro portal para participantes avanzado.
En resumen, Global Shares te proporcionará todas las herramientas que necesitas para gestionar información, ayudar a los empleados y cumplir con las normas y reglamentos correspondientes.
Con nuestro software de gestión de planes en acciones totalmente administrado,pones nuestros conocimientos y experiencia a tu servicio. Después de todo, somos una empresa de titularidad para empleados y nuestro equipo humano es nuestro mayor activo. Valoramos la importancia de la titularidad para empleados, por eso deseamos que tú también lo hagas bien.
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Recuerda: Esta publicación contiene únicamente información general y este artículo no constituye asesoramiento alguno legal, financiero, impositivo, comercial ni profesional, por parte de Global Shares. La Global Shares Academy no suple ningún tipo de asesoramiento profesional y, por tanto, no debe utilizarse como tal. Global Shares no asume ninguna responsabilidad en caso de confiar en la información proporcionada en el presente documento.
