In passato, un foglio di calcolo rappresentava l’avanguardia della tecnologia di organizzazione dati e, come tale, i suoi limiti erano sopportati con filosofia e accettati come inevitabili. Ora invece le aziende non hanno più necessità di sopportare la frustrazione derivante dai fogli di calcolo o, ancora più importante, i rischi legati al loro utilizzo nel contesto della gestione dei piani di incentivazione basati su strumenti finanziari.
Oggi, il software di gestione dei piani azionari rappresenta il modo migliore per un’azienda di supervisionare qualsiasi schema di questo tipo, eppure molti usano ancora i fogli di calcolo. È possibile che i fogli di calcolo siano ancora diffusi semplicemente perché sono stati l’unica opzione per così tanto tempo. Ma usare i fogli di calcolo solo perché lo avete sempre fatto e usarli per compiti importanti quando sono disponibili soluzioni migliori lascia molto a desiderare.
Inoltre, le aziende che si affidano ai fogli di calcolo per mantenere a volte enormi volumi di dati potenzialmente complessi non si stanno semplicemente e inutilmente complicando la vita, ma si stanno potenzialmente dirigendo verso il disastro. Non è un’iperbole. I risultati derivanti dall’uso di un foglio di calcolo per una cap table rispetto al software di gestione possono essere molto diversi.
I rischi della gestione di un piano azionario per dipendenti su un foglio di calcolo
Può essere difficile perdere l’abitudine all’uso dei fogli di calcolo, considerato che sono diventati un modus operandi essenziale in diversi contesti.
Quali sono alcune tipiche insidie connesse all’uso dei fogli di calcolo e perché le aziende dovrebbero pensarci due volte prima di cercare di gestire il proprio piano azionario per i dipendenti su Excel?
1. Di sicuro si commetteranno errori:
i fogli di calcolo si prestano a errori. Se si concentra lo sguardo su moltissimi numeri, prima o poi si commetterà un errore. È inevitabile. Il problema dei piani azionari è che un errore umano nella fase di inserimento dati può avere gravi conseguenze in seguito. Anche un semplice errore di battitura o di arrotondamento può portare a seri grattacapi.
2. Durante la crescita aziendale vi saranno problemi di scalabilità:
agli esordi, quando una società è nelle fasi iniziali, un foglio di calcolo potrebbe sembrare sufficiente per impostare la cap table e monitorare le modifiche iniziali. Tuttavia, se l’azienda si consolida, quel documento può diventare rapidamente più complesso. A quel punto tenere traccia delle modifiche della cap table, come l’emissione di opzioni, il monitoraggio dei periodi di vesting e la categorizzazione di diverse classi di azionisti in un foglio di calcolo può diventare sempre più problematico.
3. Il controllo delle versioni potrebbe essere carente:
è facile copiare e condividere fogli di calcolo. Questo però fa sì che più versioni di un documento circolino internamente tra i colleghi, con modifiche apportate a una versione che non vengono necessariamente registrate in un’altra e così via. Ne conseguono ambiguità e confusione sulla versione definitiva o sul fatto che una versione contenga tutti gli aggiornamenti in un determinato momento.
4. I fogli di calcolo richiedono tempo e lavoro:
I fogli di calcolo non si aggiornano automaticamente. Ogni cambiamento del personale, nuovi arrivati e pensionati, e della proprietà delle azioni, dovrà essere registrato manualmente. E questo richiede tempo. A parte l’inevitabilità degli errori, come già citato, il tempo e l’impegno necessari per la manutenzione di un foglio di calcolo, lo rendono inefficiente e più un foglio di calcolo cap table diventa complesso, più tempo richiede e più diventa inefficiente.
Forse nessuno di questi problemi, preso singolarmente, sembra troppo grave, ma il fatto è che i fogli di calcolo presentano una serie di lati negativi. I problemi sono inevitabili e, nella peggiore delle ipotesi, più problemi potrebbero presentarsi contemporaneamente, minacciando di creare il caos: risolverli richiederebbe molto tempo e impegno.
C’è un modo migliore per gestire il piano azionario per i dipendenti
L’utilizzo di una piattaforma digitale è un modo molto più efficiente di gestire i piani di Equity Compensation rispetto ai fogli di calcolo.
Le aziende dovevano rassegnarsi a questa possibilità quando Microsoft Excel era l’unica opzione percorribile, ma ormai non è più così e non è più necessario sopportarne i lati negativi. Ora ci sono delle alternative. Il software di gestione dei piani azionari permette alle aziende di gestire i piani azionari per i dipendenti in modo efficiente e semplice. Molte aziende ne sono già consapevoli e sfruttano le possibilità offerte dal settore, ma altre continuano a insistere nell’utilizzo di un formato probabilmente reso superfluo dagli sviluppi tecnologici degli ultimi anni.
Il software di Equity Compensation permette alle aziende di impostare e gestire una vasta gamma di tipi di premi. Una delle caratteristiche chiave è l’elemento di automazione che neutralizza alcune delle insidie legate ai tradizionali fogli di calcolo, in quanto riduce la possibilità di errore umano: mantenere i dati del piano diventa meno impegnativo in termini di tempo e lavoro.
Inoltre, questo tipo di software è progettato da esperti che comprendono l’amministrazione delle stock options e lavorano per assicurare che sia facile da usare sia per gli amministratori che per i partecipanti al piano. La conclusione è che il software consente agli amministratori di monitorare le transazioni e realizzare la reportistica necessaria. I partecipanti potranno usufruire di un’esperienza personalizzata sul portale che demistifica il processo e permette di tracciare e monitorare la propria partecipazione con il minimo impegno.
Global Shares è specializzata nell’offerta di soluzioni software per la gestione dei piani azionari. Contattateci subito per ulteriori informazioni su come gestire al meglio il vostro piano di incentivazione basato su strumenti finanziari per i dipendenti.
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