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La gestión de planes en acciones: alcance, método, pros y contras

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La compensación en acciones es un método que resulta ser igual de efectivo tanto para empresas públicas como privadas, empresas grandes o pequeñas, a la hora de impulsar un mayor compromiso por parte de los empleados. Es por ello que estas emplean diferentes formatos en acciones para dejar que sus empleados participen de la propiedad de la empresa y lograr así una mayor productividad, además de muchos otros beneficios.

No obstante, a pesar de los múltiples beneficios que ofrece, la compensación en acciones también conlleva ciertos retos, y uno de ellos es su gestión. En este artículo, hablaremos de todas estas cuestiones:

  • ¿Qué es la gestión de planes en acciones?
  • ¿Qué equipo dentro de una empresa se ocupa de ello?
  • Cuáles son los 8 componentes de la gestión de planes en acciones
  • ¿Cómo puedes gestionar tu plan en acciones?
  • Pros y contras de cada método

¿En qué consiste un trabajo en materia de gestión de planes en acciones?

La gestión de planes en acciones, también conocida como la administración de stock plans, es el proceso de creación, seguimiento y gestión de las acciones para empleados que lleva a cabo una empresa. Implica la intervención tanto de terceras partes internas como de terceros externos.

  • Ejemplos de retribuciones en acciones para empleados: opciones aprobadas/no aprobadas, opciones sobre acciones para ejecutivos, acciones ISO, NSO, SAR liquidadas en efectivo, SAR liquidadas en acciones, RSU, RSA, acciones/unidades de rendimiento, acciones fantasma, basadas en efectivo, garantías, así como una amplia gama de otros tipos de retribuciones personalizadas.
  • Ejemplos de tipos de planes para empleados: planes de compra aprobados y no aprobados, planes ESPP, LTIP, JSOP y una amplia gama de tipos específicos de cada país o tipos personalizados.

Una vez que has puesto en marcha tu plan de acciones, comienza el proceso de administrarlo. Ello implica todo tipo de gestiones, desde el seguimiento y la notificación de los cambios en la titularidad de las retribuciones hasta la actualización de documentos/políticas/procedimientos, pasando por la comunicación con las partes interesadas, las consultas al consejo de administración y el cumplimiento de la normativa en función de la región en la que se encuentren los empleados.

En este proceso no solo tienen que intervenir los equipos jurídicos, financieros y de recursos humanos, sino también múltiples proveedores externos: bufetes de abogados, encargados de su constitución legal; agentes de bolsa, encargados de gestionar la compraventa de acciones; y expertos fiscales, encargados de informarle de los requisitos fiscales según la región de los empleados.

Así pues, un gestor de planes en acciones debe conocer las extensas regulaciones tanto contables como fiscales, jurídicas o sobre valores que rigen los planes en acciones para empleados, así como otros planes generales.

¿Qué equipo debe ocuparse de llevar la gestión de planes en acciones?

Según una encuesta llevada a cabo en 2020, más del 70 % de las empresas afirman que la responsabilidad principal de administrar sus planes en acciones recae en los departamentos de RR. HH. o de Compensaciones y Beneficios. (Fuente: Encuesta de 2020 sobre la gestión de planes en acciones realizada por NASPP y Deloitte).

Desglosemos el proceso de administrar compensaciones en acciones

Si nos basamos en la definición anterior, administrar las compensaciones en acciones resulta un proceso complejo. Aquí lo desgranamos en ocho componentes principales para que tanto tú como tu equipo los tengáis en cuenta:

  1. Reunir todos los datos necesarios de los empleados para averiguar la elegibilidad de cada uno, obligaciones fiscales, etc.:
    si nunca has implementado un plan en acciones antes, a la hora de recabar los datos de sus beneficiarios es importante que lo hagas de conformidad con unas normas estrictas. Si tuvieses que cambiar de proveedor, deberías incluso tener más cautela para no perder ningún dato, además de tener que protegerlos durante la migración.
  2. Crear planes en acciones adhiriéndose a unas normas:
    las empresas pueden contar con diversos planes en acciones y retribuciones. Asegúrate de que las normativas que afectan al periodo de vesting, rescisión o finalización del contrato laboral, los márgenes para ejercer sus opciones sobre compra, las fechas de vencimiento, las limitaciones en las contribuciones u otras normativas se aplican correctamente para cada plan y para cada grupo de personas.
  3. Realizar un seguimiento de las actividades como, por ejemplo, su inscripción, la aceptación de la concesión de las acciones, el periodo de vesting, el ejercicio de la opción sobre acciones, emisiones históricas y la rescisión o finalización del contrato laboral, entre otros:
  4. Gestionar las diferentes ubicaciones de las oficinas:
    un plan que funciona estupendamente para tu oficina de Tokio puede que no funcione para los empleados en tu delegación de Italia. Es posible que tengas que tener en cuenta los planes específicos de cada país que puedan ser más favorables desde el punto de vista fiscal, así como de las culturas locales.
  5. Gestionar informes de transacciones, contribuciones, impuestos, nóminas, etc.
  6. Cumplir siempre con las leyes para cada jurisdicción:
    tanto tú como tu equipo deberéis revisar y supervisar con regularidad cualquier regulación que afecte tanto a nivel nacional como a nivel regional o extranjero, además de las leyes sobre valores que puedan ser relevantes para cualquier parte del proceso, desde la recopilación de datos hasta el diseño de planes o su administración.
  7. Comunicarse con los beneficiarios, así como con las terceras partes internas y externas.
  8. Plantilla móvil:
    la comunicación y el cumplimiento de las regulaciones fiscales se complican incluso más cuando los empleados son trasladados de un lugar a otro. Por ejemplo, un traslado inoportuno puede poner a tus empleados en una situación en la que tengan que pagar más impuestos de lo previsto o que no puedan beneficiarse de un trato fiscal favorable.

Para obtener más información sobre estas consideraciones, consulta nuestra guía sobre la gestión sobre la compensación en acciones.

¿Cómo puedes gestionar tu plan en acciones?

La administración de los planes en acciones puede llevarse de forma interna, externalizarse o de ambas maneras:

  • creando una hoja de cálculo y configurando las fórmulas desde cero; o
  • contratando a un proveedor de planes en acciones para empleados y utilizando sus servicios

Pros y contras de usar hojas de cálculo

Cuando uno está empezando, es posible crear un plan en acciones desde cero utilizando una hoja de cálculo y gestionarlo desde esta. Sabemos que es lo que hacen algunas empresas, pero no se trata de un instrumento que permita adaptarse a las crecientes necesidades de una empresa a medida que crecen sus planes en acciones.

PROS
CONTRAS
Bajo coste de instalación
Provoca errores humanos con facilidad
Acceso fácil
Tiene problemas de escalabilidad a medida que se va creciendo
Permite una automatización baja o nula
Genera falta de control, lo que da lugar a muchas versiones
Consume mucho tiempo
Requiere tener un amplio conocimiento en materia fiscal y sobre el cumplimiento de las normativas para cada jurisdicción

Para obtener más información sobre los peligros de gestionar planes en acciones con hojas de cálculo, haz clic aquí.

Pros y contras de usar un proveedor externo especializado en planes en acciones para empleados

90% of companies outsource at least a portion of plan administration

Otra forma de gestionar tus planes es recurrir a un proveedor profesional y con experiencia en la gestión de planes en acciones.

En las grandes empresas privadas, empresas antes de salir a bolsa o empresas públicas, es habitual ver cómo esta función se externaliza. Al contar con un proveedor especializado en planes en acciones como Global Shares, tú puedes centrarte en tu actividad principal, al tiempo que aprovechas su experiencia y conocimientos para garantizar programas en acciones de una alta calidad.

Aunque tengas que pagar por utilizar sus servicios, a la larga te podría acabar ahorrando tiempo (y dinero), ya que sus servicios y productos están hechos a medida para poder ayudarte con la administración de tus planes en acciones.

PROS
CONTRAS
Siempre ofrece una única fuente de veracidad
Mayor coste de instalación
Permite la automatización
Lleva tiempo encontrar al proveedor adecuado
Ofrece una plataforma de compraventa de las acciones regulada
Permite a los participantes acceder, ver y gestionar sus acciones
Genera de forma sencilla distintos tipos de informes BI/financieros
Te ofrece asistencia humana
Te ayuda a cumplir la legislación de cada jurisdicción
Protege tus datos
Te ahorra tiempo y dinero a largo plazo
Te ofrece amplios conocimientos sobre las acciones gestionadas para cada jurisdicción

Para obtener más información sobre otras ventajas de contar con un software de gestión de planes en acciones, lee aquí.

Global Shares: tu proveedor experto en la gestión de planes en acciones

Aunque es posible utilizar una hoja de cálculo para administrar tus planes en acciones cuando estás empezando, ¿por qué no ahorrarte tiempo y esfuerzo empezando con buen pie?

En Global Shares, contamos con 15 años de experiencia ayudando a empresas de todos los tamaños a aprovechar el potencial de las acciones para atraer, retener y recompensar el talento clave. Empezando por la disponibilidad de nuestro software y su administración, pasando por el cumplimiento de la normativa y la elaboración de informes, podemos ayudar a tus empleados a sacar el máximo partido de percibir una  compensación en acciones para empleados.

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Recuerda: Esta publicación contiene únicamente información general y este artículo no constituye asesoramiento alguno legal, financiero, impositivo, comercial ni profesional, por parte de Global Shares. La Global Shares Academy no suple ningún tipo de asesoramiento profesional y, por tanto, no debe utilizarse como tal. Global Shares no asume ninguna responsabilidad en caso de confiar en la información proporcionada en el presente documento.

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