Aktienplanverwaltung – Umfang, Methoden, Vor- und Nachteile

Aktienplanverwaltung – Umfang, Methoden, Vor- und Nachteile

Aktienvergütung ist sowohl für öffentliche als auch private Unternehmen, ob groß oder klein, eine effektive Möglichkeit, um das Mitarbeiterengagement zu stärken. Unternehmen können verschiedene Formen der Beteiligung anbieten, um Mitarbeitern zu Miteigentümern des Unternehmens zu machen. Dies bietet neben der Produktivitätssteigerung viele weitere Vorteile.

Bei allen Vorteilen bringt Aktienvergütung allerdings auch Herausforderungen mit sich – eine davon ist das Management von Aktienvergütungsplänen. In diesem Artikel behandeln wir die folgenden Punkte:

Welche Aufgaben beinhaltet die Verwaltung von Aktienplänen?

Die Verwaltung eines Aktienplans (oder Beteiligungsplans) bezieht sich auf das Erstellen, Nachverfolgen und Verwalten von Mitarbeiterbeteiligungen und Mitarbeiteraktienplänen in einem Unternehmen. Es sind dafür interne und externe Informationseingaben erforderlich.

  • Beispiele für die Vergabe von Mitarbeiterbeteiligungen: genehmigte/ungenehmigte Optionen, Aktienoptionen für Führungskräfte, ISOs, NSOs, barbeglichene SARs, aktienbeglichene SARs, RSUs, RSAs, leistungsbasierte Aktien/Einheiten, Phantomaktien, bargeldbasiert, Bezugsrechte, und viele weitere kundenbasierte Vergabetypen.
  • Beispiele für Mitarbeiterplan-Typen: Kaufpläne mit oder ohne Genehmigung, ESPPs, LTIPs, JSOPs, und viele weitere landesspezifische und kundenbasierte Typen.

Wenn Sie Ihren Aktienplan (oder Beteiligungsplan) eingeführt haben, beginnt der Verwaltungsprozess. Er beinhaltet alles von der Nachverfolgung und Meldung von Änderungen bei der Bonuseigentümerschaft über die Aktualisierung von Dokumenten, Richtlinien und Verfahren bis zur Kommunikation mit Stakeholdern, der Beratung mit Ihrem Vorstand und der Sicherstellung der Regelkonformität in jeder Region, in der sich Ihre Mitarbeiter befinden.

Es ist nicht nur die Kooperation mit der Rechts-, der Finanz- und der Personalabteilung, sondern auch einer Reihe von Drittanbietern für diesen Prozess erforderlich – Rechtsunternehmen für die Einrichtung, Makler für den Handelsaspekt und Steuerfachleute, um Sie bezüglich der steuerlichen Anforderungen in jeder Region zu beraten.

Ein Aktienplanverwalter muss also die umfangreichen Regulierungsvorschriften bezüglich Buchhaltung, Steuern, Rechtslage und Wertpapiere verstehen, denen Aktienvergütungspläne für Mitarbeiter und andere breit basierte Pläne unterworfen sind.

Welches Team ist erforderlich für die Aktienplanverwaltung?

In einer Umfrage aus dem Jahr 2020 gaben mehr als 70 % der befragten Unternehmen an, dass für die Verwaltung ihres Aktienplans hauptsächlich die Personalabteilung oder die Lohnbuchhaltung verantwortlich ist. (Quelle: NASPP and Deloitte 2020 domestic stock plan administration survey)

Sehen wir uns die Verwaltung eines Aktienvergütungsplans einmal im Detail an

Die Verwaltungsvorgänge für einen Aktienvergütungsplan wie oben definiert sind komplex. Wir schlüsseln sie hier in acht hauptsächliche Komponenten auf, damit Sie und Ihr Team sich ein Bild machen können:

  1. Erfassen aller erforderlichen Mitarbeiterdaten, um die Eignung der jeweiligen Mitarbeiter für den Vergütungsplan, ihre Steuerverbindlichkeit usw. zu ermitteln: Wenn Sie noch nie einen Aktienvergütungsplan eingeführt haben, ist es wichtig dass Sie beim Erfassen der Daten strikt vorschriftskonform vorgehen. Falls Sie den Anbieter wechseln müssen, ist sogar noch mehr Sorgfalt geboten, damit bei der Datenmigration keine Daten verloren gehen.
  2. Erstellen von Aktienvergütungsplänen für einzelne Personen, mit Regeln: Unternehmen können mehrere Aktienvergütungspläne und Vergabemethoden haben. Stellen Sie sicher, dass alle Regeln für Vesting und Kündigung, Zeitfenster für die Ausübung, Ablaufdaten, Beitragsgrenzen und andere Regeln für jeden Plan und jede einzelne Gruppierung richtig implementiert werden.
  3. Nachverfolgen von Aktivitäten, wie etwa Registrierung, das Annehmen von Zuteilungen, Vesting, Ausübung, historische Zuteilungen, Kündigung und vieles mehr.
  4. Handhaben mehrerer Standorte: Ein Plan, der für Ihr Büro in Tokio gut funktioniert, funktioniert möglicherweise nicht für die Mitarbeiter in Ihrer italienischen Niederlassung. Sie sollten eventuell landesspezifische Pläne erwägen, die steuereffizient sind, und auch die lokale Kultur berücksichtigen.
  5. Handhaben von Berichten zu Transaktionen, Beiträgen, Steuern, Lohnabrechnung usw.
  6. Gewährleisten von Vorschriftskonformität in jeder Jurisdiktion: Sie und Ihr Team sollten regelmäßig nationale, lokale und ausländische Vorschriften sowie Wertpapiergesetze überprüfen, die sich auf alles von der Datenerfassung über die Plangestaltung sowie die Verwaltung des Plans beziehen.
  7. Kommunizieren mit Teilnehmern sowie internen und externen Beteiligten
  8. Mobile Belegschaft: Kommunikation und Vorschriftskonformität gestalten sich noch komplizierter, wenn Mitarbeiter an mehreren Standorten arbeiten. Zum Beispiel: Ein Umzug zu einem schlecht gewählten Zeitpunkt kann Ihre Mitarbeiter in die Lage versetzen, mehr Steuern zahlen zu müssen oder auf die steuerlichen Vorteile eines Plans verzichten zu müssen.

Weitere Informationen zu solchen Überlegungen sind in unserem Leitfaden Verwaltung von Aktienvergütung zu finden.

Wie soll Ihr Aktienplan verwaltet werden?

Die Verwaltung eines Aktienplans kann im Unternehmen erfolgen, ausgelagert sein oder in einer kombinierten Form durchgeführt werden, indem

  • eine Excel-Tabelle erstellt wird und Formeln von Grund auf eingerichtet werden;
  • ein Aktienplananbieter an Bord geholt wird, der seine Aktienplan-Services bereitstellt.

Die Vor- und Nachteile von Excel-Tabellen

Wenn Sie erstmals einen Aktienplan einrichten, ist es unmöglich, ihn von Grund auf mit einer Excel-Tabelle zu erstellen und die Mitarbeiterbeteiligungen damit zu verwalten. Wir haben von ein paar Unternehmen gehört, die so vorgehen, doch es ist schwierig, bei dieser Vorgehensweise mit einem wachsenden Unternehmen Schritt zu halten.

Vorteile:Nachteile:
Niedrige EinrichtungskostenVerursacht leicht menschliche Fehler
Leicht zugänglichSkalierbarkeit führt zu Problemen bei Unternehmenswachtum
Lässt keine oder wenig Automatisierung zu
Mangelnde Kontrolle, was zu vielen Versionen führt
Zeitaufwendig
Erfordert ein umfassendes Verständnis von Steuern und Vorschriften in jeder Jurisdiktion

Weitere Informationen zu den Gefahren bei der Aktienplanverwaltung mit Excel-Tabellen finden Sie hier.

Die Vor- und Nachteile eines Anbieters von Aktienplanverwaltung

Eine andere Möglichkeit, Ihren Plan zu verwalten, ist der Rückgriff auf einen erfahrenen und professionellen Anbieter von Aktienplanverwaltung.

In großen Privatunternehmen, Unternehmen vor dem Börsengang und öffentlichen Unternehmen ist diese Funktion in der Regel ausgelagert. Mit der Beauftragung eines spezialisierten Aktienplananbieters wie Global Shares können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und sich auf seine Erfahrung und sein Wissen stützen, die Qualität Ihres Aktienvergütungsprogramms für Mitarbeiter zu gewährleisten.

Diese kostenpflichtigen Dienstleistungen können Ihnen langfristig Zeit (und Geld) sparen, da die Dienstleistungen und Produkte des Anbieters speziell auf Ihre Anforderungen an die Aktienplanverwaltung zugeschnitten sind.

Vorteile:Nachteile:
Bietet immer eine einzige autoritative InformationsquelleHöhere Einrichtungskosten
Ermöglicht AutomatisierungEs erfordert Zeit, den richtigen Anbieter zu finden
Bietet eine regulierte Handelsplattform
Teilnehmern können ihre Beteiligungen einsehen und verwalten
Mühelose Erstellung verschiedene Arten von BI- und Finanzberichten
Bietet menschliche Unterstützung
Unterstützung für Vorschriftskonformität in jeder Jurisdiktion
Bietet Datensicherheit
Spart Ihnen langfristig Zeit und Geld
Bietet umfassendes Wissen über Beteiligungen für jede Jurisdiktion

Informationen über die weiteren Vorteile von Software für die Aktienplanverwaltung finden Sie hier.

Global Shares: Ihr idealer Anbieter für die Verwaltung von Aktienplänen

Es ist vielleicht möglich, Ihren Aktienplan zu Beginn mit einer Excel-Tabelle zu führen, doch warum nicht von Anfang an Zeit sparen und Aufwand vermeiden und es richtig angehen?

Global Shares verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung darin, Unternehmen jeder Größe dabei zu unterstützen, mit Beteiligungsmöglichkeiten wichtige Talente anzuziehen, zu binden und zu belohnen. Von Software und Administration bis zu Vorschriftskonformität und Berichterstellung – wir können dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter das Beste aus ihrer aktienbasierten Mitarbeitervergütung machen.

Fordern Sie eine kostenlose Demo an, um mehr über unsere preisgekrönte Software zu erfahren. Transformieren Sie Ihre Aktienplanverwaltung mit unserer branchenführenden Technologie. Lassen Sie sich eine kurze Demonstration unserer Software geben.

Bitte beachten Sie: Diese Publikation enthält nur allgemeine Informationen und Global Shares erteilt mit diesem Artikel keinerlei Ratschläge, sei es in rechtlicher, finanzieller, steuerlicher, geschäftlicher, professioneller oder anderer Hinsicht. Die Global Shares Akademie ist kein Ersatz für eine professionelle Beratung und sollte nicht als solche genutzt werden. Global Shares übernimmt keine Haftung für das Vertrauen in die hier bereitgestellten Informationen.

Viel Spaß mit unseren neuesten Beiträgen

Denkanstöße

Melden Sie sich an, um in Häppchenform Wissenswertes zu einer Reihe von Themen zu erhalten, die Ihrem Unternehmen helfen werden, zu wachsen.