Skip to content

Amministrazione di piani azionari – Ambito, metodi, pro e contro

equity-plan-administration

L'equity compensation viene adottata in società sia quotate che private, di piccole o grandi dimensioni, al fine di aumentare il coinvolgimento dei dipendenti. Per questo motivo, le aziende preferiscono utilizzare diverse forme di equity per consentire ai propri dipendenti di partecipare alla proprietà dell'azienda, al fine di ottenere una maggiore produttività e molti altri vantaggi.

Nonostante i molteplici vantaggi, l'equity compensation presenta delle sfide, una delle quali è l'amministrazione degli stock plan. In questo articolo, parleremo di:

  • Che cos'è l'amministrazione di piani azionari?
  • Chi ne è responsabile?
  • 8 componenti della gestione di piani azionari
  • Come amministrare il tuo piano azionario?
  • Pro e contro di ciascun approccio

In che cosa consiste l'amministrazione di stock plan?

La gestione di piani azionari, anche nota come amministrazione di piani azionari o amministrazione di stock plan, consiste nel processo di creare, monitorare e gestire le azioni e i piani dei dipendenti di un'azienda. Necessita di input da parti sia interne che esterne.

  • Esempi di premi azionari dei dipendenti sono: opzioni approvate/non approvate, stock options per i dirigenti, ISO, NSO, SAR regolati in contanti, SAR regolati in azioni, RSU, RSA, quote/unità basate sulle prestazioni, phantom shares, premi in denaro, warrant e una vasta gamma di altri tipi di premio personalizzati.
  • Esempi di tipi di piani dei dipendenti: piani di acquisto approvati e non approvati, ESPP, LTIP, JSOP e una vasta gamma di tipologie specifiche per paese e personalizzate.

Una volta lanciato il tuo piano azionario (o stock plan), inizia il processo di amministrazione. Tale attività va dal monitoraggio e segnalazione dei cambiamenti nella partecipazione all'aggiornamento della documentazione, delle politiche e delle procedure, fino alla comunicazione con gli stakeholder, alla consultazione del Consiglio di Amministrazione e alla garanzia della compliance in base alla regione di residenza dei dipendenti.

A questo processo, devono partecipare non solo gli uffici legali, finanziari e delle risorse umane, ma anche i vari fornitori di terze parti: studi legali per la loro creazione, broker per l'elemento commerciale e professionisti fiscali per determinare i requisiti specifici per regione.

Pertanto, l'amministratore di un piano azionario deve comprendere in maniera dettagliata i regolamenti contabili, fiscali, legali e relativi ai titoli che governano i piani azionari dei dipendenti e altri piani ad ampio spettro.

Chi è responsabile per l'amministrazione di stock plan?

Secondo un'indagine condotta nel 2020, per oltre il 70% delle aziende la responsabilità principale per la gestione dei piani azionari è affidata al dipartimento che si occupa delle risorse umane o delle paghe e benefit. (Fonte: Indagine 2020 sull'amministrazione di piani azionari su scala nazionale di NASPP e Deloitte)

Guardiamo l'amministrazione di stock plan nel dettaglio

In base alla definizione sopra riportata, l'amministrazione dei piani azionari è un processo complesso. Qui l'abbiamo suddivisa in otto componenti principali che tu e il tuo team dovete considerare:

  1. Raccogli tutti i dati necessari sui dipendenti per stabilire l'idoneità, gli obblighi fiscali, ecc. di ciascuno:
    se non hai mai lanciato un piano azionario, quando raccogli i dati dai partecipanti, è importante farlo in conformità con delle regole stringenti. Se devi cambiare fornitore, dovrai fare ancora più attenzione a non perdere i dati e a proteggerli durante la migrazione.
  2. Crea i piani di incentivazione secondo delle regole:
    le aziende potrebbero avere piani e premi multipli. Assicurati che le regole sul vesting e la cessazione, le finestre temporali per il relativo esercizio, le date di scadenza, i limiti di contribuzione e altre regole siano implementate correttamente per ogni piano e per ogni singolo raggruppamento.
  3. Monitora le attività, ad esempio l'iscrizione, l'accettazione delle attribuzioni, il vesting, l'esercizio, la cronologia delle emissioni, la cessazione e altro ancora.
  4. Gestisci sedi multiple:
    un piano che va bene per la filiale di Tokyo potrebbe non andare bene per i dipendenti della filiale italiana. Potrebbe essere necessario considerare piani specifici per paese che siano efficienti dal punto di vista fiscale, nonché attenti alle culture locali.
  5. Gestisci i report riguardanti transazioni, contribuzioni, tasse, buste paga e così via
  6. Garantisci la conformità in ciascuna giurisdizione:
    tu e il tuo team dovrete riesaminare e monitorare regolarmente le normative federali, statali ed estere, oltre che le leggi sui titoli, per progettare un piano e amministrarlo.
  7. Comunica con i partecipanti e le parti, sia interne che esterne
  8. Personale mobile:
    la comunicazione e la compliance diventano ancora più complicate se i dipendenti si spostano in varie località, ad esempio, un trasferimento mal calcolato potrebbe mettere un dipendente nella situazione di dover pagare più tasse o di non poter ottenere i benefici delle agevolazioni fiscali offerte da un piano.

Per saperne di più su queste considerazioni, vai alla nostra guida Gestione dell'equity compensation.

Come funziona la gestione dei piani azionari?

L'amministrazione dei piani azionari può essere svolta sia internamente che esternamente o entrambi mediante

  • Creazione di un foglio di calcolo e impostazione delle formule da zero;
  • Onboarding di un fornitore di piani azionari per i dipendenti per avvalersi dei servizi per piani di incentivazione basati su strumenti finanziari

Pro e contro dell'uso di fogli di calcolo

Quando sei agli inizi, puoi creare un piano azionario da zero utilizzando un foglio di calcolo e gestire così le azioni. Sappiamo di alcune aziende che lo fanno, ma tale metodo non è in grado di adattarsi alla crescita del piano di partecipazione azionaria dell'azienda.

PRO
CONTRO
Basso costo di configurazione
Alta probabilità di errori umani
Facile accesso
Problemi di scalabilità con la crescita
Automazione scarsa o assente
Mancanza di controllo, risultando in versioni multiple
Dispendio di tempo
Necessità di una conoscenza approfondita in materia fiscale e di compliance per ciascuna giurisdizione

Per saperne di più sui pericoli di gestire i piani azionari sui fogli di calcolo, clicca qui.

Pro e contro di usare un fornitore di piani di incentivazione basati su strumenti finanziari per i dipendenti

90% of companies outsource at least a portion of plan administration

Un altro modo per amministrare il piano è quello di affidarsi a un fornitore di servizi di amministrazione di piani azionari esperto e professionale.

Nelle grandi aziende private, nelle società pre-quotate e in quelle quotate, solitamente questa funzione venga esternalizzata. Avvalendoti di un fornitore specializzato in piani di incentivazione basati su strumenti finanziari come Global Shares, potrai concentrarti sul core business e allo stesso tempo sfruttare la sua esperienza e conoscenza per offrire programmi azionari di alta qualità.

Anche se si tratta di servizi a pagamento, ti consentirà sul lungo tempo di risparmiare tempo (e denaro), poiché i suoi servizi e prodotti sono creati su misura per aiutarti nell'amministrazione del piano.

PRO
CONTRO
Un’unica fonte di verità
Costi di configurazione più elevati
Possibilità di automazione
Impiego di tempo nella ricerca del fornitore giusto
Piattaforma di trading regolamentata
Possibilità per i partecipanti di accedere/visualizzare/gestire le proprie azioni
Facile generazione di diversi tipi di rapporti di BI/finanziari
Supporto umano
Aiuto ai fini della conformità legale in ogni giurisdizione.
Protezione dei dati
Risparmio di tempo e denaro a lungo termine
Ampia conoscenza delle azioni per ogni giurisdizione

Per saperne di più sui vantaggi di un software per l'amministrazione di stock plan, leggi qui.

Global Shares: il tuo fornitore ideale di soluzioni di amministrazione di piani azionari

Anche se è possibile utilizzare un foglio di calcolo per amministrare il proprio piano azionario quando si è agli inizi, perché non risparmiare tempo e fatica iniziando nel modo giusto?

Noi di Global Shares contiamo su oltre 15 anni di esperienza nell'aiutare le aziende di tutte le dimensione a sfruttare il potenziale dell'equity per attirare, mantenere e premiare i talenti più preziosi. Dai software e l'amministrazione alla conformità e i report, possiamo aiutare i tuoi dipendenti a sfruttare appieno l' equity compensation per i dipendenti.

Richiedi una demo gratuita per scoprire di più sul nostro premiatissimo software. Trasforma l'amministrazione dei piani azionari con la nostra tecnologia leader del settore. Lascia che te lo dimostriamo con una breve demo del nostro software.

Importante: questa pubblicazione contiene solo informazioni di carattere generale; attraverso questo articolo, Global Shares non fornisce alcuna consulenza, sia essa legale, finanziaria, fiscale, aziendale, professionale o di altra natura. La Global Shares Academy non sostituisce una consulenza professionale e non deve essere utilizzata come tale. Global Shares non si assume alcuna responsabilità per l'affidamento che l'utente faccia sulle informazioni qui fornite.

Condividi questo articolo:

Food for Thought

Sign up to receive bite sized brainfood on a range of topics that will help your business grow.